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如何制作高质量的招标与投标文件(一)--软件系

发布时间:2019-07-18   已有 人浏览

(一) 前言

招标文件是招标投标活动中所使用的法律性文件,是招标、投标、评标、定标的重要依据,招标文件的质量对招标工作的质量有着极其重要的作用和影响。业主单位编制出高质量的招标文件,是高标准、准确给出对所招标的要求,以及对投标单位的各方面衡量标准,以达到保障让有实力且认真对待项目需求的供应商中标,且保证所采购的货品或服务符合对标的物的要求的核心方法。
投标文件是表述投标人实力、信誉状况、投标报价及投标人对招标文件响应程度的重要文件,也是评标委员会和招标人评价投标人的主要依据。企业在产品和实力满足招标文件要求的前提下,编制出高水平的投标文件,是在竞争中能否获胜的关键。因为投标文件中任何含糊不清的内容或者未予明确的细节都有可能导致能否中标或后期执行合同意见的不一致。
本期文章的内容,是针对软件系统建设类型项目的招投标工作,论述如何从技术、商务、价格3个方面如何进行招标文件和投标文件的制作,并且给出重要内容的参考实例,以帮助各企事业单位更好地完成软件系统建设项目招投标工作。


(二) 招标文件的内容组成与框架


(1) 技术部分

在招标文件的技术部分,主要需注重系统建设要求、评分标准及评审索引、投标文件内容要求这3个方面的编写。
l 系统建设要求
软件系统的建设要求,主要是从以下方面表达对系统建设的技术标准和要求。
1. 项目背景
对项目建设的起因、企业相关的管理发展情况、相关的信息化和系统建设规划,以及各种相关的工作情况进行介绍,帮助投标单位宏观上了解系统建设的各种驱动来源。
2. 现状介绍
对软件系统建设所涉及的业务管理现状、相关信息系统现状、相关IT基础设施包括机房网络和各种软硬件设备等的现状。
3. 项目基本内容
对项目建设的主要内容进行简要介绍。
4. 需遵循的标准规范
对项目建设所需要引用和遵循的国际、国家、行业、企业和地方标准规范进行梳理罗列。
5. 技术架构要求
对软件系统建设的技术路线,整体上的技术架构进行要求阐述,对其中已经明确的技术产品可以进行具体要求,或者进行具体的技术参数要求。
6. 系统功能要求
对系统业务功能和基础管理功能提出功能结构,并对每项功能进行主要业务逻辑描述、功能要求的阐述。
7. 数据要求
对系统所涉及的各种基础数据、业务数据的标准、梳理、采集、导入和管理提出过要求。
8. 系统集成要求
阐述标的软件系统与企业其他软件系统之间的集成关系,包括数据交换需求和功能协同需求,并可进一步对系统集成的实现方式提出要求。
9. 项目团队要求
对项目团队的岗位组成、人员数量以及人员资质等提出要求,尤其是作为项目执行核心的项目经理的经验提出要求。
10. 项目培训要求
对项目培训工作提出要求,包括培训的内容、对象、频次、地点、课件、导师资质等的要求。
11. 验收步骤与标准
提出对项目验收的步骤与标准,包括需求验收、功能验收、系统验收、终验等的过程步骤和验收标准。
12. 项目管理要求
对项目执行的管理提出要求,包括项目的现场管理、进度计划及控制、质量保障措施、沟通管理、例会与周报机制等的要求。
13. 售后服务承诺要求
对系统的相关软硬件设备的售后服务承诺提出要求。
l 评分标准及评审索引
评分标准是招标文件中最为重要的内容之一,是对标的各种技术要求的落地,是筛选到最为符合项目要求的供应商和软件产品或者功能方案的至关重要的保障。
对于软件系统项目,通常可以从项目理解、项目实施、系统性能、人员保障、项目管理、技术培训、售后服务等方面进行评分。同时为了让评标人员更为方便地在投标文件中快捷查找到评分项的对应描述内容,除了可以要求投标单位按照评分标准内容来进行投标文件组织外,也可以用评审索引表的方式来帮助查找对应内容。本文以一些著名央企通常的软件系统建设项目技术评分标准与评审索引表为例,作为招标文件这部分内容的参考范本,具体内容见《附件-软件系统建设项目技术评分标准与评审索引范本》。
l 投标文件内容要求
对投标文件中的技术方案的内容组织提出要求。一般按照评分标准来进行技术内容的展开,但为了技术方案的整体性,可以不完全与评分标准一致,至少包含(但不限于)以下内容:
1. 项目需求理解与分析
2. 项目建设的重点难点分析
3. 总体设计方案介绍
4. 系统开发基础平台介绍
5. 拟开发系统主要功能和应用介绍
6. 项目实施的数据方案
7. 系统集成方案
8. 项目进度安排
9. 项目团队介绍
10. 技术支持与服务


(2) 商务部分

招标文件商务部分一般就投标单位的资质、业绩等提出要求,并对投标文件商务部分的内容组成进行规定和给出模板,包括企业资质、营业执照,相关获奖证书,证明公司业绩的相关文件,以及需要的资质证明(如:双软企业认定、高新企业认定等等)、一般投标文件都有比较固定的格式、顺序要求,直接按照招标文件要求编写就可以了。通常招标文件商务部分的内容要求的目录如下:
l 投标函
l 报价明细表
l 法定代表人身份证明(法定代表人证明书)
l 法定代表人授权委托书(法人授权委托书)
l 联合体协议书
l 商务评审索引表
l 商务偏差表
l 企业简介
l 关联企业情况说明
l 营业执照
l 资质证明
l 财务报表
l 类似项目业绩
l 投标人认为需要提交的其他商务文件


招标文件商务部分的分值在整体中占比不会太高,通常在百分制的10-20分之间,主要从投标单位的注册资金、企业规模、资质条件、体系认证、相关业绩要求等角度进行评分,具体的评分方法可以根据项目实际情况来进行编制,对于软件系统建设项目而言,商务评分标准主要可关注在:
l 企业综合实力方面,主要是注册资金的要求要与标的项目的预算费用相匹配,企业规模也需能够支撑标的项目的规模,以及企业信用等级的要求。
l 软件企业相关的体系认证,主要包括:软件能力成熟度CMMI认证、ISO9001质量体系认证,ISO20000 IT服务管理体系认证、ISO27001信息安全管理体系认证、ITSS运维服务能力成熟度模型等级评估认证、软件企业认证、高新企业认证等。
l 与标的系统相关的业绩要求,一般可以从近若干年(例如5年)内相关业绩案例的数量进行评分,还可进一步对其中的业绩合同金额进行要求。


为了在依据以上评分标准的评审让评标人员更为方便地在投标文件中快捷查找到评分项的对应描述内容,也可用评审索引表的方式来帮助查找对应内容,具体内容参考见《附件-软件系统建设项目招标文件商务评分标准与评审索引范本》。


(3) 价格部分

价格也会是决定招标结果的重要因素,具体的价格评分方法,一般各个企业都会有所具体规定。通常来说,公开招标的项目一般选用靶心法,在不造成恶意价格竞争的同时也保证业主单位能够以相对优惠的价格取得项目服务。而对于邀请招标或邀请竞争性谈判项目而言,更多使用低价评分法或单边法,即最低价的价格分为满分或合理低价以下皆为满分,以在满足技术要求标准的前提下达到成本最低或相对较低。具体的价格评分方法,需要依据本单位的实际规定,针对项目实际情况进行选择和制定,具体内容参考见《附件-软件系统建设项目招标文件价格评分标准范本》。


(三) 投标文件的编制思路与方法


(1) 技术部分

投标文件应严格按照国家相关法律法规和招标文件要求编制,对招标文件提出的实质性要求和条件作出逐条响应,对号入座,切不可套用标准范本答非所问,更不要画蛇添足。主要的要点有:
1. 按招标文件要求,逐条对应答复并作必要的解释,公司介绍不必太多,而相关的资格证书、型式试验报告、同类别销售合同等才是最有力的回答。
2. 响应表中各条款的响应状况,应明确表述不可含糊,并应同标书中配置表的内容一致,这也是审查的重点。
3. 项目实施方案内容是指导本项目施工生产的计划书。编制原则:针对投标项目突出要点、简明扼要、因地制宜、结合实际、协调恰当。施工方案必须考虑工程的自身特点,位置、环境,着重处理该工程的矛盾点和难点问题,并应备有应 急预案。目前,投标人普遍采用本企业通用范本编制,由于采用的版式较乱又一成不变,而投标的工程普遍存在具体性、特殊性,所以在编制施工方案时既要考虑范本的通用性,更要考虑项目的特殊性、可操作性。
4. 售后服务的保障措施及优惠条款都是评标中加分的主要依据。对技术培 训,用户一般希望由厂方原汁原味的正规培训,不愿意当地服务部的工地现场所谓火线培训。当然,还有培训中各项费用的承诺,由此所得分差距较大
5. 技术配置很重要,配置过高技术加分可能不及加价的失分,配置过低可能会失去竟争的优势,应考虑技术配置所占权重比例而平衡决策。
6. 投标文件扉页的总目录标识及页码的准确很重要,否则影响评标人的评标速度和情绪。
7. 技术文件一定要严格按照招标文件里面对技术部分的内容组成来展开,为了投标技术方案的完整性和内容组织的顺畅,投标技术方案内容可以多于招标文件要求但不能有内容缺失。
8. 技术方案的编写要注意针对评分标准来进行内容的组织和主题的展开,且要按照招标文件的要求提供符合格式要求的技术评审索引表。具体的做法本文也以一些著名央企的通用软件系统建设项目要求为例,进行了投标文件中的评审索引表样例制作,作为招标文件这部分内容的参考范本,具体内容见《附件-软件系统建设项目投标文件技术方案结构与评审索引范本》。

(2) 商务部分

在编写商务投标文件的过程中,一定要按照招标文件的要求同时结合招标文件商务评审要素,逐条响应,具体写清楚,语句不能模糊。
相关的资质、业绩证明材料要严格按照招标文件里面的格式要求进行罗列和材料准备,例如招标文件中会要求提供业绩案例合同扫描件及发票,则投标文件中至少需要提供对应的合同的封面、内容页、签字页的扫描件,以及对应的各阶段收款记录对应的发票扫描件。
商务投标文件的制作,也一定要关注招标文件中的商务部分评分标准,逐项核对评分方法,尽可能提供足够和清晰的证明文件,以保证不丢失分数。在要求有商务评审索引表的情况下,需要按照招标文件里面的格式要求认真编写商务评审索引表,具体内容参考见《附件-软件系统建设项目投标文件商务部分结构与评审索引范本》。

(3) 价格部分

投标文件的价格部分编制,一方面是要按照招标文件的要求,进行报价表格的编制,针对项目内容进行细致的总价和各分项价格的报价制作,形成整体上合理的价格组成,避免因为报价不合理而意外丢分。
对于需外购的软硬件设备和专业技术服务,需对相关厂商和渠道商进行价格洽谈,尽可能拿到最为优惠的价格,这样才能形成较低的项目成本,以支撑投标价格的竞争力。具体的价格金额确定,则是以成本评估、对本次项目的利润期望以及对本次投标中的竞争情况等各方面的综合判断来最终确定的。


附件-软件系统建设项目招标文件技术评分标准与评审索引范本
附件-软件系统建设项目招标文件商务评分标准与评审索引范本
附件-软件系统建设项目招标文件价格评分标准范本
附件-软件系统建设项目投标文件技术方案结构与评审索引范本
附件-软件系统建设项目投标文件商务部分结构与评审索引范本
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